Co to jest faktura proforma?

Fakturowanie może nie być najbardziej ekscytującym zadaniem w codziennym prowadzeniu firmy, ale jego znaczenie jest niezaprzeczalne: utrzymuje ono przepływy pieniężne przychodzące do Twojej firmy. Zrozumienie różnych rodzajów faktur jest zatem kluczem do rozwoju solidnych praktyk biznesowych w Twojej firmie. Oto krótkie wprowadzenie do faktury proforma oraz sposób, w jaki należy ją stosować w swojej firmie.

W tym artykule dowiesz się więcej:

Czym jest faktura proforma
Czym różni się faktura proforma od faktury lub wyceny
Kiedy należy skorzystać z faktury proforma
Jak najlepiej stworzyć fakturę proforma

Prawie wszystkie przedsiębiorstwa w ten czy inny sposób obsługują faktury, niezależnie od tego, czy wystawiają je same, czy otrzymują je od dostawców. Fakturowanie jest przecież istotną częścią prowadzenia działalności gospodarczej, pozwalającą na terminowe otrzymywanie płatności, śledzenie swoich zarobków i wydatków oraz przygotowanie ksiąg do dnia podatkowego. Ale co z fakturami proforma?

Być może znasz już pojęcie “faktura proforma”, szczególnie jeśli jesteś właścicielem firmy, który już jest zaznajomiony ze światem faktur. Jednak dla tych z Was, którzy są jeszcze nieświadomi, faktura proforma jest zasadniczo tymczasowym rachunkiem sprzedaży, który wysyłasz do klienta przed dostarczeniem towaru lub usługi.

Zazwyczaj zawiera on datę wystawienia, opis tego, co jest sprzedawane oraz całkowitą kwotę do zapłaty, jak również wszelkie podatki i opłaty, które mogą być poniesione między momentem wystawienia a momentem realizacji dostawy. Celem faktury proforma jest jak najdokładniejsze oszacowanie, aby uniknąć narażania klienta na wszelkie nieprzewidziane opłaty lub zobowiązania.

Podobnie jak faktura, faktura proforma jest wiążącą umową handlową. To, co odróżnia je od siebie, to fakt, że warunki sprzedaży faktury proforma mogą być nadal zmieniane. Oznacza to, że dotyczy to tylko tych sprzedaży, które nie zostały jeszcze zrealizowane.

Nie mają one również niepowtarzalnego, kolejnego numeru faktury – co jest wymagane na wszystkich legalnych fakturach – i muszą być wyraźnie oznaczone jako proforma. Co najważniejsze, faktura proforma nie ma wartości podatkowej i nie zawiera środków płatniczych, dlatego nie powinna być uwzględniana w dokumentacji księgowej.

Faktura ma określone wymagania, ale faktura proforma jest bardziej uniwersalna i może być edytowana.

Jaka jest różnica między fakturą, fakturą proforma a wyceną?

Na pozór, faktury proforma i wyceny mają wiele wspólnego. Obie są używane w dużej mierze w ten sam sposób, obie dostarczają informacji o sprzedaży i nie są samodzielnymi dokumentami prawnymi. To, czym się różnią, to ich przeznaczenie.

Wycena

Wycena jest kosztorysem danej pozycji lub usługi, którą klient wyraził zainteresowanie. Jest ona znacznie mniej formalna niż faktura proforma i zazwyczaj jest wysyłana we wczesnej fazie procesu sprzedaży. Nie musi ona również zawierać szczegółowych informacji o oferowanych artykułach lub usługach, a jedynie przybliżone wyobrażenie o ilości i cenie.

Co ważne, oferta nie jest dokumentem, za którym stoi jakiekolwiek zobowiązanie lub oczekiwanie. Podobnie jak faktura proforma, nie ma ona żadnej wartości finansowej i sprzedaż może zostać zaakceptowana przez klienta lub równie łatwo anulowana bez żadnych konsekwencji.

Wycena czy faktura proforma? Nie ma wielkiej różnicy, ale jest kilka innych sposobów, przy których przydaje się faktura proforma.

Faktura proforma

Faktura proforma jest również wysyłana do klienta przed dostawą produktów lub świadczeniem usług, ale jest uznawana za bardziej wiążącą niż oferta – choć nie jest prawnie wiążąca, jak wypełniona faktura.

Podaje się więcej szczegółów, a przed dokonaniem płatności istnieje pole manewru w zakresie negocjacji.

Faktura

Faktury są wysyłane w momencie sprzedaży towaru lub wykonania usługi, a płatność jest teraz wymagana. Dokument ten jest wiążącą umową, a klient jest zobowiązany do zapłaty podanej ceny. Inaczej niż w przypadku faktur proforma, faktury można wykorzystać do odzyskania podatku VAT.

Tak więc, krótko mówiąc, należy wystawić fakturę proforma, aby stworzyć potencjalną sprzedaż i fakturę, gdy sprzedaż ta zostanie sfinalizowana.

Kiedy należy wysłać fakturę proforma?

Istnieją dwa główne powody, dla których Twoja firma może być zmuszona do stworzenia tymczasowego rachunku sprzedaży przed faktyczną sprzedażą. Albo chcesz zadeklarować szacunkowy ostateczny koszt przedmiotu lub usługi, którą dostarczasz, albo chcesz wysłać ją za granicę.

Wycena kosztów

Faktury Proforma służą jako swego rodzaju umowa w dobrej wierze pomiędzy Tobą a Twoim klientem.

Stanowią one punkt odniesienia dla sprzedaży, podział pozycji z dokładnym wskazaniem całkowitej kwoty należności – ale nie wymagasz zapłaty.

To sprawia, że faktura proforma jest idealną opcją, gdy sprzedaż nie została jeszcze sfinalizowana lub gdy towary lub usługi są jeszcze w trakcie negocjacji, ponieważ dostarczasz format, który w razie potrzeby może zostać później skorygowany.

Wysyłka międzynarodowa

Ponieważ często zawierają one szczegóły dotyczące wysyłki, opakowania, wagi i opłat za dostawę, faktury proforma są często stosowane w międzynarodowej branży wysyłkowej. Pomagają zadeklarować wartość przedmiotu, dzięki czemu może on szybko przejść przez odprawę celną i zostać dostarczony do klienta na czas.

Jak powinna wyglądać faktura proforma?

Nie ma szczególnych wymagań co do struktury faktury proforma. Ale łatwiej i bezpieczniej jest jak najbardziej upodobnić ją do struktury tworzonych przez Ciebie faktur.

W związku z tym szablony faktur proforma z reguły je uwzględniają:

Datę wystawienia
Dane kontaktowe zarówno kupującego, jak i sprzedającego
Szczegóły dotyczące dostarczonych towarów lub usług oraz ich uzgodnionych cen
VAT i inne obowiązujące podatki
Koszty wysyłki, jeśli takie istnieją
Całkowitą kwotę należną

Jeśli nadal tworzysz swoje własne faktury ręcznie, łatwo jest dostosować szablon faktury do potrzeb faktury proforma.

Pamiętaj tylko, aby prawidłowo oznaczyć fakturę jako “proforma” i upewnić się, że nie zawiera ona żadnych numerów faktur, ponieważ zmieni to nieformalny dokument na wiążący. Nie jest również wymagany termin płatności i dokładna data dostawy.

Jak stworzyć fakturę proforma?

Podczas gdy Word i Excel oferują szablony faktur, ich prawidłowe wypełnienie wymaga czasu i staranności. Co więcej, możesz napotkać komplikacje w dalszym procesie sprzedaży, jeśli nieprawidłowo wprowadzisz dane liczbowe do swoich faktur.

Oprogramowanie do wystawiania faktur jest najbezpieczniejszą opcją dla każdej firmy szukającej pełnych i szybkich płatności, a także szybkiego i łatwego prowadzenia księgowości.

I choć dziś jest to popularna i rzadko dosłowna fraza, to w przypadku niektórych programów do wystawiania faktur utworzenie gotowej faktury wymaga “zaledwie kilku kliknięć”. Żadnych żmudnych aktualizacji ani podwójnego sprawdzania numerów faktur. To jest automatyczne i natychmiastowe.

Podsumowując

Faktury proforma nie zawsze są konieczne, ale mogą być wykorzystane jako integralna część procesu sprzedaży. Chociaż jest podobna zarówno do wyceny, jak i faktury, faktura proforma służy swojemu unikalnemu celowi i może być łatwo stworzona przy pomocy szablonu faktury.